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/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / hobby / gim_308.zip / GIM10C.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-02-20  |  12KB  |  231 lines
  1.           CHAPTER 10     GENERATING PRINTED FORMS
  2.  
  3.  
  4. PART C:  THE PREPRINTED FAMILY GROUP RECORD
  5.  
  6.           GIM provides two family group record forms.  This is one, and
  7.           the other is just called the Family Group Record.
  8.  
  9.           The other one prints family group records (FGRs) on blank
  10.           paper, and this one prints them on the preprinted forms,
  11.           which is why this section is called "The Preprinted Family
  12.           Group Record" or PFGR.
  13.  
  14.           The preprinted forms that are used here are available from
  15.           the Family History Department of the LDS Church, and from
  16.           their branch Family History Centers.  We'll discuss how to
  17.           get some blank forms in a moment.
  18.  
  19.           This section of this chapter will discuss how to generate a
  20.           preprinted family group record from your folder data.
  21.  
  22.      HOW TO GET BLANK FORMS:
  23.  
  24.           These forms are available free of charge (except, possibly,
  25.           for shipping and handling) from:
  26.  
  27.           Salt Lake Distribution Center
  28.           1999 West 1700 South
  29.           Salt Lake City, Utah  84104
  30.  
  31.           When writing to the Distribution Center, explain that you
  32.           want a quantity of Family Group Record forms.  When you
  33.           write, you should include the catalog order number for this
  34.           item, which is 31827.  They come in packages of 25.
  35.  
  36.           (They don't charge for these.  They usually don't even charge
  37.           me shipping and handling costs.  But it's best to mention
  38.           that you'll be happy to pay any such costs upon receipt of
  39.           invoice.)
  40.  
  41.           If you just want a few of them, and don't want to wait for a
  42.           whole order of them to arrive by mail, you can get some from
  43.           your local branch Family History Center.  (If you've never
  44.           visited one, look in the phone book under The Church of Jesus
  45.           Christ of Latter-day Saints.)  Some FHCs will offer you the
  46.           forms produced by Everton Publishing Corp., but make sure you
  47.           specifically request the forms produced by the LDS Church,
  48.           because they are currently the only forms that GIM's PFGR
  49.           function will support.
  50.  
  51.           No matter how you get them, check the lower right hand corner
  52.           of the front side of each page.  Next to the words "Printed in
  53.           the USA", you should see either the numbers 3/93 or 10/93.
  54.           These numbers tell you that you have the March 1993 or October
  55.           1993 revision of the form, respectively.  If the numbers are
  56.           earlier than these (e.g. 9/89), they won't work with this
  57.           version of GIM, and you need to get newer forms.  If they are
  58.           later than that, then they were revised after this edition of
  59.           GIM, and you can write to the GIM authors to get a more recent
  60.           version of GIM that will work with those forms.
  61.  
  62.      GENERATING A PREPRINTED FAMILY GROUP RECORD:  The Basics:
  63.  
  64.           Be sure you have selected a printer and a print device from
  65.           the Printer Setup Area.  See chapter 6, "Setting Things Up"
  66.           for details.
  67.  
  68.           Also, make sure your printer has a single sheet feeder, or
  69.           some way to insert single sheets into the printer one at a
  70.           time.  The PFGR function is totally useless without this.
  71.  
  72.           Make sure that your printer is turned on, and is connected to
  73.           the same print device -- usually LPT1 -- that you selected in
  74.           the Setup Area.
  75.  
  76.           Enter a folder.  Navigate to the person who will be one of
  77.           the parents on the PFGR that you want to create.  If you're
  78.           just interested in experimenting with the PFGR's abilities,
  79.           any person will do.
  80.  
  81.           From the Folder Area, press F3 to get to the Forms Area.  You
  82.           can also navigate to the person you want after you have
  83.           entered the Forms Area.
  84.  
  85.           From the Forms Area, press F6 to generate a PFGR.
  86.  
  87.           At this point, you'll see a box that is much like the type-
  88.           setting options box, but there are some subtle differences.
  89.           Note that both the Styles menu and the Typesetting menu that
  90.           have been discussed earlier in this chapter have no bearing
  91.           or meaning for the PFGR.  It has its own typesetting menu,
  92.           called the Printer Options menu.  The differences between
  93.           that one and this one are discussed in a moment; for now,
  94.           accept the default values by pressing '=' (the equal sign) to
  95.           move on to the next step.
  96.  
  97.           GIM will present you with on-screen instructions from this
  98.           point on, telling you when to insert blank forms, when to
  99.           insert the reverse sides of the forms, and when to insert
  100.           blank pages.  GIM will ask you at each point which notes, if
  101.           any, you want to include, and whether you want to include
  102.           blank pages for extra notes.  In other words, just follow the
  103.           instructions from that point, and they will lead you through
  104.           the process of printing a PFGR.
  105.  
  106.           Note that, unlike GIM's other forms printing options, the
  107.           PFGR doesn't bother to try to show you what the printed form
  108.           will look like on the screen.
  109.  
  110.      READING THE FAMILY GROUP RECORD
  111.  
  112.           GIM's PFGR has been carefully designed to fill in the blank
  113.           form provided by the LDS Church.  When the form is complete,
  114.           all of the applicable fields should be filled in, and should
  115.           all be very self-explanatory.
  116.  
  117.           One exception to this is the numbers that are printed on the
  118.           top left-hand side of the front of each page.  These numbers
  119.           are the (extended) GIN numbers of the husband and wife on the
  120.           form. If you sort Family Group Sheets in your notebook by GIN
  121.           number -- rather than, say, alphabetically by surname -- then
  122.           this numbering system will help you to number the pages in
  123.           your notebook.
  124.  
  125.                For a discussion of extended GIN numbers, see Part G of
  126.                Chapter 11, which is a section of the discussion of GIM
  127.                LISTS entitled "How to Get the Most Out of the Display
  128.                Command".
  129.  
  130.                Chances are, the PFGR function should give you the
  131.                option of not including the extended GIN numbers.  If
  132.                you want them removed, let us know.
  133.  
  134.           One of the first things you'll undoubtedly notice on the
  135.           first attempt is that what was printed didn't neatly line up
  136.           with the blank spaces on the form.  This problem, and how to
  137.           deal with it, will be discussed in a moment.
  138.  
  139.           Another thing you may notice if you look carefully is that
  140.           the preprinted form will read "Page 1 of 4" (assuming that
  141.           there are between 8 and 14 children), even though there are
  142.           two preprinted forms and a blank page of notes. The page
  143.           numbering is counted from 1 to 4, counting both sides of a
  144.           preprinted form.  The "of 4" in the page numbering does NOT
  145.           include any additional notes.  Yes, this is a bug, but no,
  146.           there's no intelligent way around it.
  147.  
  148.           Only the names of other spouses are listed on the form.  This
  149.           differs from the blank-page FGR, which also includes dates
  150.           and places of marriage.  Probably, it would be best to
  151.           include that information on this form also.  This problem
  152.           needs to be addressed.
  153.  
  154.      GENERATING A PFGR:  A Maintenance Checklist:
  155.  
  156.           When you start to use GIM's FGRs as serious research tools,
  157.           you'll want to make sure that you've entered your submission
  158.           information for each of your folders.  See the first section
  159.           of this chapter for details.
  160.  
  161.      THE PRINTER OPTIONS MENU:
  162.  
  163.           This menu contains the following functions:
  164.  
  165.           - Single or double sided printing
  166.                This has the same effect as the same function discussed
  167.                at the start of this chapter under the Typesetting menu.
  168.  
  169.           - Top, FGR front and back, and blank front and back margins
  170.                These will be discussed in the next section.  Note that
  171.                they are separate and distinct from the similar margins
  172.                that can be specified from the Typesetting menu.
  173.  
  174.           - Change fonts
  175.                This has the same effect as the same function discussed
  176.                at the start of this chapter under the Typesetting menu.
  177.  
  178.                Choose any available font, but make sure that it's a 12-
  179.                pitch font.  The PFGR will try to switch to 12-pitch no
  180.                matter what you pick, which will probably work even if
  181.                you select a 10-pitch font, but it's best to select a
  182.                12-pitch font anyway, just to be safe.
  183.  
  184.           - Exit!  Abort printing!
  185.                Press 0 to stop the form from printing.  This is the
  186.                last chance you will have to gracefully exit the
  187.                printing process.
  188.  
  189.           - Start Printing....
  190.                Press '=' (the equal sign) to begin printing the form.
  191.  
  192.      ALIGNING THE PRINTED MATERIAL ON THE FORM:
  193.  
  194.           Writing a program that will line up what gets printed on the
  195.           page with the blank fields on a preprinted form is a real
  196.           challenge.
  197.  
  198.           For one thing, every printer is different, but more than
  199.           that, something about the printing process means that the
  200.           blank fields on the preprinted form are never quite in the
  201.           same place from one package of forms to the next.
  202.  
  203.           Fortunately, it just happens to work out that most of the
  204.           sheets in a single package are printed in such a way that
  205.           they are aligned in the same place from one sheet to the
  206.           next, which gives us the opportunity to provide a pretty
  207.           reasonable solution.
  208.  
  209.           The PFGR Printer Options menu includes values for top margins
  210.           and for front and back margins for the preprinted page.  Once
  211.           you set these values for the first sheet in a package, they
  212.           should typically hold true for the rest of the sheets in that
  213.           package.  (I been through scores of packages of these things,
  214.           and only had one exception -- one sheet after another was
  215.           printed differently.  Fortunately, that's the exception
  216.           rather than the rule.)
  217.  
  218.           It may take you a sheet or two per package to experiment and
  219.           get the right values, but since the sheets are free anyway,
  220.           you can afford to lose one or two.
  221.  
  222.           When adjusting the top and side FGR margin values, remember
  223.           that larger values mean larger margins.  However, increasing
  224.           the margin value by 1 does NOT mean that you are increasing
  225.           the margin by a hundredth of an inch, or a tenth of an inch.
  226.           It means that you are increasing the margin by one LINE (for
  227.           top margins) or by one SPACE or COLUMN (for left and right
  228.           margins).  This is another difference between the PFGR
  229.           Printer Options menu and the Typesetting menu used by the
  230.           other forms.
  231.